Welke contractvormen zijn er in facility management? (2024)

Single service als contractvorm in facility management

Zoals de woorden al aangeven, is single service als contractvorm in facility management gericht op afzonderlijke diensten. Elke afzonderlijke facilitaire dienst wordt aan een specifieke leverancier toegekend. Zoveel diensten, zoveel leveranciers. Tenzij ervoor wordt gekozen om een aantal diensten niet uit te besteden.

Je zou kunnen zeggen dat single service een soort van pilot is om te zien hoe het uitbesteden bevalt. Alleen doe je daarmee langlopende contracten tekort. Het kan een heel afgewogen keuze zijn om bepaalde ondersteunende diensten wel of niet uit te besteden. Een van de afwegingen is dan of een ondersteunende dienst zo dicht tegen het kernproces aanzit, dat dit een risico vormt. Bijvoorbeeld schoonmaakdienstverlening bij een farmaceut waarbij de farmaceut alle schoonmaak uitbesteed behalve die in de clean rooms. Of andersom juist gebruikmaakt van de expertise en flexibiliteit van een externe leverancier om continuïteit van het primaire proces te garanderen.

Ongeacht de opzet blijft bij single service de aansturing, en daarmee de administratieve last, de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. De opdrachtnemer is uitvoerder en gebonden aan de opgelegde taak. Dit smoort innovatie en optimalisatie in de kiem.

Multi service als contractvorm in facility management

Ook hier spreekt de term voor zich. Multi service als contractvorm in facility management heeft betrekking op meervoudige dienstverlening. In plaats van afzonderlijke diensten bij specifieke dienstverleners neer te leggen, worden in een multi service contractvorm twee of meer diensten bij één dienstverlener neergelegd.

De aansturing, het facility management-gedeelte, is nog steeds verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Ook de eventuele servicedesk ligt bij de opdrachtgever. De administratieve last is mogelijk wel minder dan bij single service uitbesteden. Daarnaast maakt meervoudige dienstverlening taakintegratie mogelijk. Hierdoor zijn de medewerkers van de dienstverlener breder inzetbaar, is er ruimte voor optimalisatie en in beperkte mate voor innovatie.

Managing agent als contractvorm in facility management

Bij een managing agent als contractvorm in facility management wordt de aansturing voor de opdracht gevende partij gemakkelijker. De contracten worden direct afgesloten door de opdrachtgever, maar de managing agent beheert deze contracten en stuurt de verschillende dienstverleners aan. De beheerpartij is zichtbaar in de vorm van een facilitair coördinator en eventueel een service desk. Een managing agent creëert een extra laag, waardoor de kosten voor de volledige facilitaire dienstverlening toe kunnen nemen en de controle mogelijk afneemt. Met verschillende afzonderlijke dienstverleners is taakintegratie lastig en is er weinig ruimte voor innovatie of optimalisatie.

Contracting party als contractvorm in facility management

Bij contracting party als contractvorm in facility management geeft de opdrachtgever de selectie en beheer van de contracten met facilitaire dienstverleners uit handen aan een beheerpartij. De opdrachtgever bepaalt samen met de beheerpartij de eisen en behoeften en de beheerpartij contracteert passende dienstverleners, stuurt deze aan en coördineert de operatie en de eventuele service desk. Het grote verschil met een managing agent is dus, dat de opdrachtgever geen contracten heeft met de afzonderlijke dienstverleners. Net zoals bij een managing agent is er minder directe controle en door de afzonderlijke contracten is er weinig tot geen taakintegratie, innovatie of optimalisatie.

Integrated facility management als contractvorm in facility management

Bij integrated facility management als contractvorm in facility management heeft de opdrachtgever te maken met één opdrachtnemer die verantwoordelijk is voor alle facilitaire diensten. Van uitvoering, met alle contracten die daarmee samenhangen, tot aansturing en servicedesk. De integratie zit op de verticale en horizontale as. Horizontaal maakt het namelijk verregaande taakintegratie mogelijk. Voorwaarde is wel dat de dienstverlening door de eigen medewerkers van de dienstverlener wordt uitgevoerd. Medewerkers zijn dan breder inzetbaar waardoor het werk ook afwisselend wordt. Verticaal worden de verschillende tussenlagen zo veel mogelijk gereduceerd. De opdrachtgever heeft op strategisch niveau één contactpersoon die het volledige facilitaire bedrijf aanstuurt, geholpen door operationele aansturing op de locatie(s). Dit maakt dat de dienstverlening in kwaliteit toeneemt en er gesproken kan worden over outcomes voor medewerkers bij de opdrachtgever. Denk hierbij aan medewerkerstevredenheid, bezetting, energiebesparing of innovatie. Door integratie zijn de lijnen kort en is er veel controle en veel ruimte voor optimalisatie en innovatie en weinig administratieve druk voor de opdrachtgever.

Hoe verhouden deze contractvormen in facility management zich tot elkaar?

Hoewel de verschillende contractvormen in facility management apart worden behandeld in dit artikel, is er in de praktijk vaker sprake van een combinatie van contractvormen. Zo doen er zich situaties voor waarbij cleaning, food en technical in een multi service contract bij één leverancier liggen en beveiliging in een afzonderlijk contract bij een andere leverancier.

Andere voorbeelden:

• een managing agent beheert de contracten met een IFM-dienstverlener;
• een contracting party legt de dienstverlening bij een IFM-dienstverlener; of
• een IFM-dienstverlener voert een deel van het contract uit als managing agent.

Een combinatie van verschillende contractvormen in facility management kan ook het gevolg zijn van de ervaring die een organisatie heeft in het uitbesteden van ondersteunende of medewerkersdiensten. Je kunt daarbij spreken van verschillende generaties in uitbesteden. Eerste generatie uitbesteden betekent dat er een beperkt aantal facilitaire diensten wordt uitbesteed. Als dat naar tevredenheid gaat, dan kan de volgende stap een integratie zijn, een ander, beter passend samenwerkingsmodel of een combinatie van beiden. Wat ooit als single service begon, groeit dan binnen een paar contracten uit tot een geïntegreerd FM-contract. Al dan niet volledig uitgevoerd door eigen medewerkers of deels als managing agent.

De bekendste contractvormen in facility management

In dit artikel hebben we elke contractvorm in facility management benoemd en toegelicht. We hebben daarbij kort de verschillen tussen single service, multi service, managing agent, contracting party en integrated facility management als contractvorm in facility management behandeld. Ook de onderlinge verhouding tussen deze contractvormen is besproken. In andere artikelen gaan we dieper in op samenwerkingsmodellen in facility management en op integrated facility management. Lees vooral ook ons whitepaper over de voordelen en nadelen van de verschillende facilitaire modellen.

Noot van redactie: We willen duidelijkheid creëren zonder een discussie te willen voeren over woorden, interpretatie en gebruik. We beseffen dat de terminologie in facility management nogal uiteenloopt en verschillend wordt bedoeld of geïnterpreteerd. Zo ook bij contractvorm en samenwerkingsmodel. We proberen geen universele waarheid te creëren. We maken onderscheid binnen deze twee onderwerpen en beschrijven de verschillende vormen om het overzichtelijk aan jou te presenteren.